Belgelendirme Prosedürü

PERSONEL BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

  1. Amaç

Bu prosedürün amacı, AvrupaBelge’ deki personel belgelendirme sürecini tanımlamaktır.

  1. Kapsam

AvrupaBelge tarafından verilen tüm personel belgelendirme hizmetlerini kapsar.

  1. Sorumlular

Yönetim Kurulu Başkanı

Personel Belgelendirme Müdürü

Kalite Yöneticisi

Karar Verici

  1. Tanımlar

Kalite El Kitabı’ ndaki tanımlar geçerlidir.

  1. Uygulama

5.1 Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi

Belgelendirme başvuruları “Belgelendirme Talep Formu” ile AvrupaBelge’ ye yapılır. “Belgelendirme Talep Formu” internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Form, başvuru sahibi tarafından doldurulmuş ve imzalı olarak AvrupaBelge’ ye elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir.

            AvrupaBelge’ ye ulaşan “Belgelendirme Talep Formu”, Personel Belgelendirme Müdürü’ ne iletilir. Personel Belgelendirme Müdürü, talebi inceler ve belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, “Personel Belgelendirme Müdürü” tarafından karar başvuru sahibine bildirilir. Aday “Belgelendirme Talep Formu”na, internet sitesinden de ulaşabilir. Başvurular, elden, e-mail, faks ve kargo ile iletilebilir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak AvrupaBelge’ ye iletilmelidir.

Başvuru gözden geçirilirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur:

  • AvrupaBelge Personel Belgelendirme Biriminin talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,

  • Başvurulan alanda ilgili Ulusal Yeterliliğin başvuru için ön şartları varsa adayın bu ön şartları taşıdığına dair gerekli evrakların “Belgelendirme Talep Formu” ile sunulup sunulmadığı,
  • Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanamayacağı (örneğin, bedensel engelliler vs. için gerekli olan gereksinimler)

Başvuru sahipleri “Belgelendirme Talep Formu”nun ekinde aşağıdaki belgeleri de AvrupaBelge’ ye sunmaktadır:

  • Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

  • Fotoğraf

  • Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge

  • Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler,

  • 040 Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali

Adaylar gerekli evraklar bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler.

 AvrupaBelge tarafından verilen Mesleki Yeterlilik Sertifikalarının düzenlenmesinin ardından belgeler ayırt edici bir belge kayıt numarası ile kayıt altına alınır. Belge kayıt numarası sınav programının türüne göre aşağıdaki tabloda belirtilen formata uygun olarak verilir. Bu numara adayın belgelendirme süreci ve sonrasında verilen adayı temsil eder, adayın başvurusunda ön değerlendirme sonucu olumlu ise verilir ve kullanılmadığı zaman aynı numara tekrar başka bir adaya verilmez.

Sınavların planlanması ve organizasyonu Personel Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır ve onaylanır. Personel Belgelendirme Müdürü, sınav takvimini oluşturur ve internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini sağlar.

5.2 Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi

 İlan edilen tarihlerdeki sınavlara başvuruların değerlendirilerek kabul edilmesi durumunda başvuru sahibi aday olarak Personel Belgelendirme Müdürü tarafından “Sınava Katılacak Aday Listesi” ne kaydedilir.

Sınav yapıcı ve gözetmenler  “PR.010 Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü” ne uygun olarak Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir ve “Sınava Katılacak Aday Listesine” eklenerek onaylanır.

 Sınavlar, “PR.009 Sınav Prosedürü” ne uygun olarak belirlenmiş sınav görevlileri tarafından gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınavda görev alan Sınav Yapıcıya destek sağlanması, sınavın organizasyonu, sınavların yürütülmesi ve değerlendirme sonuçlarının Personel Belgelendirme Müdürü’ ne iletilmesi sınav görevlisi tarafından gerçekleştirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntı Sınav Prosedürü’ nde belirtilmiştir.

 5.3 Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar sınav görevlisi tarafından Personel Belgelendirme Müdürü’ ne sunulur. Personel Belgelendirme Müdürü, dokümanları düzenleyerek dosya halinde Karar Verici’ ye iletilir. Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir ve aldığı kararı “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi” ne kaydeder ve listeyi Personel Belgelendirme Müdürü’ ne iletir. Karar Verici tarafından alınan karara uygun olarak işlemler yapılır.

Belge almaya hak kazanan kişiler, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından “Belge Takip Listesi” ne kaydedilir.

 5.4 Belgelendirme Kararına İtiraz

Sınava katılan her aday belgelendirme kararına itiraz edebilir. İtirazlar, kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (on beş) gün içerisinde yapılabilir. AvrupaBelge’ ye ulaşan itirazlar “Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne uygun olarak işlem görür.

5.5 Belgelerin Hazırlanması

Adaylar, belgelendirme kararı ile ilgili Personel Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilir. Belge almaya hak kazananların bilgileri, Mesleki Yeterlilik Kurumu portalına Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, AvrupaBelge Personel Belgelendirme Müdürü veya Yönetim Kurulu Başkanı tarafından imzalanır ve Personel Belgelendirme Müdürü/Kalite Yöneticisi tarafından belge sahiplerine elden veya kargo yolu ile teslim edilir.

Belgenin geçerliliği internet adresinden sorgulanabilir.

Belge sahipleri, sınava başlamadan önce imzalamış oldukları “FR.042 Belge Kullanım Sözleşmesi” şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Ayrıca Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik olduğunda AvrupaBelge’ ye haber vermek zorundadır.

5.6 Belgelerin Geçerlilik Süresi

Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve 5 yıldır.

 5.7 Belge Üzerinde Değişiklik Talebi

Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ile birlikte belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla AvrupaBelge’ ye bildirmesi durumunda, belge ücreti alınarak belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi AvrupaBelge’ ye iade ettikten sonra teslim edilir.

5.8 Başarısız Olan Adaylar

Sınav sonuçları başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, MYK’ nın belirlediği sayı kadar ücretsiz olarak tekrar sınava girebilirler.

5.9 Gözetim

AvrupaBelge, belgelendirdiği kişiden, belgenin geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen kontrol sayısı kadar, meslek alanı ile ilgili olarak çalıştığı kuruluştan ve/veya işvereninden işe devam ettiğine dair yazı veya bağımsız olarak çalışmaya devam ettiğine dair kanıt sunmasını ister.

AvrupaBelge, gözetime yönelik yaptığı genel duyuruların yanı sıra, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit ederek gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur.

Belgeli personel, gözetim ile ilgili AvrupaBelge’ nin talep ettiği kanıtları uygun bir şekilde ve zamanında AvrupaBelge’ ye sunmakla yükümlüdür. Zamanında ve istenen şekilde kanıt sunulmaması durumunda, belge askıya alınır.

Belgeli personel, gözetim kanıtlarını eksik olarak sunması durumunda, eksiklikleri tamamlaması için AvrupaBelge tarafından 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli personelin belgesi süre sonunda askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde herhangi bir düzeltici faaliyet gerçekleştirmeyen belge sahibinin belgesi iptal edilir.

5.10 Yeniden Belgelendirme

Belge sahibi, belge süresi bitmeden, AvrupaBelge’ ye yeniden belgelendirme talebinde bulunabilir. AvrupaBelge, Ulusal Yeterliliklerin gerekliliklerine uygun olarak yeniden belgelendirme talebini değerlendirir ve yeniden belgelendirme yapabilir. Yeniden belgelendirme talepleri, belge süresinin sona ermesinden bir ay önce ile bir ay sonrası arasında kalan süre içinde değerlendirilerek sonuçlandırılır.

            Belge süresi sona erecek belge sahipleri, süre dolmadan 1 ay önce e-posta yoluyla Personel Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilerek, yeniden belgelendirme hakkında bilgi verilir.

             Yeniden belgelendirme işlemleri, ilgili ulusal yeterliliklerin madde 15 belge yenilemede uygulanacak ölçme-değerlendirme yöntemine göre gerçekleştirilir.

 5.11 Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali

5.11.1 Belgenin Askıya Alınması

            Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir:

  • Belgelendirilmiş personelin 040 Belge Kullanım Sözleşmesi’ ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,

  • Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,

  • Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya AvrupaBelge belgesinin yanlış kullanılması

AvrupaBelge, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “FR.040 Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde AvrupaBelge’ ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile AvrupaBelge’ ye bildirmesi istenir.

Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca AvrupaBelge’ nin her türlü hakkı saklıdır. AvrupaBelge, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.

5.11.2 Belgenin İptali

Belgenin iptali aşağıdaki nedenlerle olabilir:

  • Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,

  • Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,

  • Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak AvrupaBelge’ yi eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,

  • Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,

  • Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,

  • Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.

Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar, “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi”ne kaydedilir ve söz konusu kişi, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilir.

Durum, belge takip listesine kaydedilir.

AvrupaBelge, belgenin geri çekilmesi kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde AvrupaBelge’ ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile AvrupaBelge’ ye bildirmesi istenir.

Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.

5.12 Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler

Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyon olması halinde, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizyonuna göre gerçekleştirilir.